Företagsnycklar
Om man vill komma in hos ett företag behövs en nyckel – såvida man inte är besökare och måste ringa på. Vem som får tillträde och vilka befogenheter som ska gälla kan variera stort, vilket följande text visar.
Vem får en företagsnyckel
Vid första anblicken är det fullständigt klart vilka som absolut ska ha en egen nyckel: ägare, företagsledning och i de allra flesta fall de medarbetare som arbetar på platsen. Men även externa personer kan behöva en företagsnyckel. Här måste man titta på vilka externa leverantörer som ska ha behörighet att komma in i företagslokalerna. Det kan exempelvis gälla städpersonal som regelbundet arbetar i företaget och därmed behöver en nyckel. Kanske finns det även servicepersonal som utför regelbundet underhåll, såsom IT-experter. Det kan även handla om leverantörer som bör ha tillträde till lagret. I samtliga dessa fall är det rimligt att dela ut företagsnycklar.
Inte bara en enda nyckel
Först låter ”företagsnyckel” som om det handlar om en enda nyckel, men en nyckel är oftast inte tillräckligt – särskilt inte hos större företag. Beroende på låssystem kan huvudentrén och dörren till den egna arbetsplatsen kräva olika nycklar och därtill kommer eventuellt ytterligare nycklar beroende på vilka arbetsuppgifter man har. Serverrum, lager, arkiv: Det kan var nödvändigt med separata nycklar till alla dessa utrymmen, så att man plötsligt står där med en stor nyckelknippa i stället för en enda nyckel.
Vad ska man tänka på när gäller företagsnycklar?
Det som gäller överlämning av privata nycklar gäller även företagsnycklar. Överlämningen ska dokumenteras noga. Det är viktigt att veta vilka parter som överlämnar företagsnycklarna – uppgifter om företag och nyckelmottagare ska noteras exakt. Som vi redan har nämnt kan det hända att det är flera nycklar som överlämnas, och därför måste man noga ange vilka och hur många nycklar det rör sig om, så att det är möjligt att följa upp det i efterhand.
Att dokumentera den rena överlämningen av företagsnyckeln är den ena aspekten, men å andra sidan är det även en god idé att dokumentera detta i den händelse att en nyckel skull tappas bort. Vem är ansvarig? Till vem ska förlusten anmälas? Vilka blir konsekvenserna?
Nyckelförlust: problematiskt för alla inblandade
Om en nyckel tappas bort så är det förargligt. Och det som är förargligt i den privata sfären blir ännu besvärligare när det gäller arbetet: Om låset måste bytas eftersom någon obehörig kan ha kommit över nyckeln och därmed kan komma in i lokalerna drabbar det inte bara nyckelinnehavaren utan hela företaget. Ännu mer omfattande blir det om det finns ett låssystem, eftersom alla låscylindrar och nycklar i detta fall måste bytas så att alla medarbetare får en ny nyckel. En förlorad företagsnyckel kan som vi ser bli en mycket dyr historia.
För ökad säkerhet: det digitala låssystemet
Det går att undvika dyra nyckelförluster genom att satsa på fördelarna med ett digitalt låssystem. En fördel visar sig direkt: Med ett digitalt låssystem sänks tröskeln för att rapportera att man har förlagt sin företagsnyckel. ”Nyckel” är dessutom inte rätt term, eftersom den är ett digitalt låsmedium, till exempel en transponder, där det är möjligt att lagra alla tillträdesbehörigheter. Därmed behöver man trots många behörigheter bara ett medium i stället för en stor nyckelknippa, och om man skulle tappa bort den här ”företagsnyckeln” kan den omedelbart spärras i systemet med några få musklick.