Chiave aziendale

Per accedere a un'azienda - supponendo di non essere un visitatore e di non dover suonare il campanello - è necessaria una chiave aziendale. Chi ottiene questo accesso e quali poteri gli vengono concessi può variare considerevolmente, come illustrato di seguito

 

Chi riceve la chiave aziendale

A prima vista, è già chiaro chi riceverà sicuramente una chiave aziendale: i proprietari, i dirigenti e, nella stragrande maggioranza dei casi, i dipendenti che lavorano in loco. Ma la chiave aziendale può anche essere consegnata a fornitori esterni. In questo caso è necessario chiarire quali sono i fornitori di servizi esterni che dovrebbero avere accesso ai locali dell'azienda. Per esempio, ci sono gli addetti alle pulizie che lavorano regolarmente in azienda e quindi hanno bisogno di una chiave aziendale. Forse ci sono persone di servizio che fanno manutenzione regolare, come gli esperti informatici. O i fornitori che dovrebbero avere un accesso autonomo al magazzino. In tutti questi casi, ha senso che anche persone abbiano una chiave aziendale.

 

Non una sola chiave

Il termine "chiave aziendale" sembra indicare un’unica chiave, ma - specialmente nelle grandi aziende - una chiave spesso non è sufficiente. A seconda del sistema di chiusura, l'accesso all'ingresso dell'azienda e al proprio posto di lavoro può avvenire con chiavi diverse, e inoltre, a seconda della propria area di responsabilità, possono essere necessarie anche altre chiavi aziendali. Sala server, magazzini, archivi: tutti questi locali potrebbero richiedere chiavi separate quindi, invece di una sola chiave, sarà necessario un mazzo di chiavi molto spesso.

 

A che cosa prestare attenzione quando si tratta della chiave aziendale

Ciò che vale per un passaggio di consegne per le chiavi private può essere applicato anche alle chiavi aziendali: il passaggio di consegne deve essere registrato nel modo più accurato possibile. È importante quali parti partecipano alla consegna delle chiavi aziendali - l'azienda e il destinatario delle chiavi devono essere nominati specificamente. Poiché, come già detto, è possibile che vengano consegnate più chiavi, si deve specificare esattamente quali chiavi vengono consegnate e in quale numero, in modo che sia garantita la tracciabilità anche in seguito.

Registrare la consegna della chiave aziendale è fondamentale, ma va anche stabilito cosa succede se una chiave viene persa nonostante tutte le precauzioni. Chi è responsabile? Dove deve essere segnalato lo smarrimento? Quali sono le conseguenze?

 

 

 

 

Lo smarrimento delle chiavi ha un costo per tutte le parti coinvolte

Lo smarrimento di una chiave aziendale può risultare spiacevole. Ciò che è già spiacevole nella sfera privata diventa anche più costoso nella sfera professionale: la sostituzione della serratura perché qualcuno non autorizzato potrebbe accedere all'azienda a causa dello smarrimento della chiave, non riguarda la singola persona ma l'intera azienda. La faccenda si amplifica se è presente un sistema di chiusura, perché in questo caso tutti i cilindri di chiusura e le chiavi devono essere sostituiti e ogni impiegato riceve nuove chiavi. Si può quindi immaginare come lo smarrimento della chiave aziendale abbia un costo elevato.

 

Per una maggiore sicurezza: il sistema di chiusura digitale

Si possono evitare costosi smarrimenti di chiavi se ci si affida ai vantaggi di un sistema di chiusura digitale. Il vantaggio si manifesta già a priori: con un sistema di chiusura digitale, la soglia di inibizione per la denuncia dello smarrimento della chiave aziendale si abbassa. Dove “chiave” è la parola sbagliata in questo caso, perché la chiave aziendale qui è un mezzo di chiusura digitale come un transponder su cui possono essere memorizzate tutte le autorizzazioni di accesso. Così, anche con molte autorizzazioni, il mezzo di accesso sarà unico e se mai questa "chiave aziendale" dovesse andare persa, potrà essere bloccata con pochi clic del mouse nel sistema.

 

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