Bedriftsnøkler for arbeidsplasser
Hvis du vil inn i et selskap, trenger du en nøkkel – med mindre du er besøkende og må ringe på døren.
Hvem som får adgang og hvilke fullmakter som gjelder kan variere mye, som den følgende teksten viser.
Hvem får en bedriftsnøkkel?
Ved første øyekast er det helt klart hvem som absolutt må ha sin egen nøkkel: eieren, bedriftsledelsen og i de fleste tilfeller de ansatte som jobber på stedet. Eksterne personer kan imidlertid også trenge en bedriftsnøkkel. Her må man se på hvilke eksterne leverandører som skal ha tillatelse til å gå inn i bedriftens lokaler.
Dette kan for eksempel gjelde rengjøringspersonell som jobber regelmessig i bedriften og derfor trenger en nøkkel. Det kan også være servicepersonell som utfører regelmessig vedlikehold, for eksempel IT-eksperter.
Det kan også være leverandører som skal ha tilgang til lageret. I alle disse tilfellene er det fornuftig å dele ut bedriftsnøkler.
Ikke bare én nøkkel
Ved første øyekast høres «firmanøkkel» ut som bare én nøkkel, men én nøkkel er ofte ikke nok – spesielt i større bedrifter.
Avhengig av låsesystemet kan hovedinngangen og døren til din egen arbeidsplass kreve forskjellige nøkler, og det kan være flere nøkler avhengig av arbeidsoppgavene dine.
Serverrom, lager, arkiver:
Det kan være nødvendig å ha separate nøkler for alle disse områdene, slik at du plutselig sitter igjen med et stort nøkkelknippe i stedet for én enkelt nøkkel.
Hva bør du vurdere, når det gjelder bedriftsnøkler?
Det som gjelder for overføring av private nøkler gjelder også for bedriftsnøkler. Overføringen må dokumenteres nøye.
Det er viktig å vite hvilke parter som overfører bedriftsnøklene – detaljer om bedriften og nøkkelmottakerne må registreres nøyaktig.
Som vi allerede har nevnt, er det mulig at flere nøkler overføres, og derfor er det nødvendig å spesifisere nøye hvilke og hvor mange nøkler det er snakk om, slik at det er mulig å følge opp i etterkant.
Å dokumentere den rene overføringen av bedriftsnøkkelen er ett aspekt, men på den annen side er det også lurt å dokumentere dette i tilfelle en nøkkel går tapt.
Hvem er ansvarlig? Hvem skal tapet rapporteres til? Hva blir konsekvensene?
Nøkkeltap: Problematisk for alle involverte
Hvis en nøkkel blir mistet, er det irriterende. Og det som er irriterende i privatsfæren blir enda mer plagsomt, når det gjelder jobb: Hvis låsen må byttes fordi noen uvedkommende kan ha kommet over nøkkelen og dermed kunne komme seg inn i lokalene, påvirker det ikke bare nøkkelinnehaveren, men hele bedriften.
Det blir enda mer omfattende hvis det finnes et låsesystem, for i dette tilfellet må alle låsesylindere og nøkler byttes slik at alle ansatte får en ny nøkkel. Som vi har sett, kan en mistet bedriftsnøkkel bli en svært dyr historie.
For økt sikkerhet: Det digitale låsesystemet
Du kan unngå kostbare nøkkeltap ved å investere i fordelene med et digitalt låsesystem.
Én fordel er umiddelbart åpenbar: Med et digitalt låsesystem senkes terskelen for å rapportere at du har mistet bedriftsnøkkelen din.
«Nøkkel» er heller ikke riktig betegnelse, da det er et digitalt låsemedium, for eksempel en transponder, der alle tilgangsautorisasjoner kan lagres. Dette betyr at til tross for mange autorisasjoner trenger du bare ett medium i stedet for en stor bunt med nøkler, og hvis du mister denne «bedriftsnøkkelen», kan den umiddelbart sperres i systemet med noen få museklikk.