Zeiterfassung

In Zeiten flexibilisierter Arbeitszeiten ist es für das Personalwesen oft schwierig, nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter zu welchen Zeiten gearbeitet hat und ob dies der vertraglich vereinbarten Stundenzahl entspricht. Ein wichtiges Werkzeug hierfür ist die Zeiterfassung. Diese darf von Arbeitgebern ohne eingeholtes Einverständnis erfasst werden. Wichtig ist: Dies gilt nur für die Anwesenheit an sich, eine Zeiterfassung anderer Daten, bspw. die Aufenthaltsdauer in bestimmten Räumen, ist zwar generell zulässig, aber nur dann, wenn der Mitarbeiter dieser Datenerfassung auch im Vorfeld zugestimmt hat.

 

Wie funktioniert die Zeiterfassung?

Um die Zeit zu erfassen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ganz althergebracht wären da Stempelkarten zur Zeiterfassung. Selbstgeführte Listen sind ebenfalls eine Möglichkeit. Allerdings haben diese manuellen Möglichkeiten den Haken, dass ein manuelles Auslesen Zeit erfordert und Kapazitäten bindet.

Schneller und zuverlässiger geht es mit einer digitalen Lösung. Hier wird nur noch im übertragenen Sinne gestempelt. An einem Terminal kann für die Zeiterfassung „eingecheckt“ werden – mit Chip, per Fingerabdruck oder sogar mit dem Smartphone, wo man per App einen Code generieren und anschließend scannen lassen könnte.

 

Welche Vorteile hat die digitale Zeiterfassung für Unternehmen?

Hier sind unterschiedliche Vorteile zu nennen. Ein Punkt ist die Fehleranfälligkeit, die bei einer manuellen Zeiterfassung gegeben ist und bei einer digitalen Zeiterfassung so gut wie wegfällt. Hinzu kommt, dass durch die automatische Erfassung – gerade im Personalwesen – Arbeitszeit eingespart wird, die an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden kann.

Hat man von seinen Mitarbeitern das Einverständnis dafür, ergeben sich auch noch weitere Vorteile durch die Zeiterfassung: So können projektbezogene Zeiten erfasst werden, durch die sich gut zuordnen lässt, welche Projekte und Tätigkeiten in etwa welche Zeit in Anspruch nehmen, um diese Erkenntnisse für spätere Projekte als „Learning“ im Hinterkopf zu haben.

 

Zeiterfassung mit Stempelkarte
Digitale Zeiterfassung

Was kostet die digitale Zeiterfassung?

Hier ist es eine Frage des Blickwinkels. Schaut man sich die Kosten für die Installation der digitalen Zeiterfassung zunächst einmal zu Beginn an, werden sie hoch sein. Dies ist aber eine kurzsichtige Denkweise, da es nicht lange dauern wird, bis die Kosten der Installation wieder eingefahren werden.

Mittel- und langfristig betrachtet, wird eher eine Kostenersparnis eintreten. Beispielsweise dadurch, dass die Mitarbeiter im Personalwesen bei der Zeiterfassung entlastet werden, wie eingangs schon beschrieben wurde. Werden projektbezogene Daten miterfasst, lassen sich zudem hier auch durch optimierte Arbeitsprozesse dank der Zeiterfassung Kosten einsparen.

Wie man sieht, ist die Installation zwar zu Beginn ein erhöhter Kostenpunkt, aber dies amortisiert sich zum einen durch die genannten Vorteile, zum anderen aber auch durch die geringen laufenden Kosten.

 

 

 

Nutzung in Kombination mit einer digitalen Schließanlage?

Sollte Ihre Zeiterfassung beispielsweise durch so genannte SmartCards erfolgen, so können Sie diese Karten parallel zur Zeiterfassung auch für die Zutrittsberechtigungen zu Ihren Räumlichkeiten nutzen, ohne dass hierfür ein zweites Medium nötig wäre. Mit einem digitalen Schließsystem profitieren Sie von vielen Vorteilen wie Sicherheit, Flexibilität und Komfort. Neben Erleichterungen wie der Mehrfachnutzung der Zutrittsmedien entfallen beispielsweise auch Risiken wie Schlüsselverluste, da verlorene Schließmedien einfach in der Anlage gesperrt werden können.

Sie denken über ein digitales Schließsystem nach? Sie haben noch Fragen? Kein Problem, sprechen Sie uns einfach an, wir helfen Ihnen gerne telefonisch und per E-Mail weiter.