Comment contrôler le temps de présence de ses collaborateurs ?

En matière de ressources humaines, une question revêt une importance particulière : Combien d'heures de travail les collaborateurs ont-ils effectuées ? C'est là qu'entre en jeu le contrôle du temps de présence qui sert à consigner le temps de présence de chaque collaborateur dans l’entreprise. Ici, le terme important est « présence », car seuls ces temps peuvent être enregistrés selon le Code civil sans obtention préalable du consentement. Si d'autres données sont collectées (comme la durée du séjour dans certaines pièces), une autorisation correspondante doit être obtenue au préalable auprès des collaborateurs.

De nombreuses raisons poussent les entreprises à mettre en place un système de gestion du temps. Tout d'abord, la perspective d'une réduction significative de la charge de travail du service RH ou de la paye. En effet, ce système permet d'automatiser des processus qui seraient sinon réalisés manuellement et donc de réduire le temps de travail. Les économies de temps de travail s'accompagnent d'économies de coûts, car le temps gagné peut-être consacré de manière productive à d'autres tâches.

Outre le simple contrôle du temps de présence et des heures supplémentaires, les temps liés aux activités et aux projets peuvent être accordés plus clairement et, si nécessaire, optimisés dans la planification à condition que le collaborateur y consente (voir ci-dessus). Les connaissances ainsi acquises peuvent également être exploitées ultérieurement.

Grâce à un contrôle du temps de présence optimal, l'employeur peut donc mieux surveiller les processus et dispose aussi d'une meilleure vue d'ensemble sur ce qui se passe dans l'entreprise ou la société.

Pour faire les économies de temps souhaitées grâce à au contrôle du temps de présence, un système adapté est bien entendu nécessaire. Le contrôle du temps de présence au moyen de listes à remplir soi-même ou de cartes de pointage lues manuellement ferait perdre davantage de temps qu'il en ferait gagner. Au lieu de cela, une consignation virtuelle est possible, par exemple à l’aide d'un terminal d'« enregistrement ».

Pour ce faire, un support adapté à remettre aux employés est nécessaire. Dans la plupart des cas, il s'agit d'une carte en plastique, mais il est également possible d'utiliser une puce, voire une empreinte digitale, pour le contrôle du temps de présence. Il est aussi envisageable de se servir d'un smartphone, par exemple par l'intermédiaire d'un code-barres ou d'un code QR généré par une application.

L'installation d'un système numérique d'un contrôle du temps de présence représente au départ un coût plus élevé. Mais ce n'est problématique qu'au début, car les frais d'installation d'un système numérique du contrôle du temps de présence sont très vite amortis.

En effet, un tel système permet d'économiser sur les coûts susmentionnés car les collaborateurs qui œuvrent au contrôle du temps de présence voient leur charge de travail baisser et ils peuvent consacrer le temps ainsi gagné à d'autres tâches.

Sans compter que comme nous l'avons dit précédemment, si l'installation représente au départ un coût d'acquisition supplémentaire, les frais de fonctionnement sont pour leur part maintenus dans une fourchette très basse. Le système numérique du contrôle du temps de présence constitue par conséquent un investissement pour l'avenir.

Il en va du système de fermeture numérique comme du système du contrôle du temps de présence : l'investissement consenti est rapidement amorti grâce aux faibles frais d'exploitation et besoins de maintenance.

Et si vous utilisez déjà un système numérique pour le contrôle du temps de présence, par exemple au moyen de cartes : ces cartes peuvent aussi être utilisées pour notre système de contrôle d'accès. Contactez-nous!