Firmenschlüssel

Wer darf eine Firma betreten? Wer darf dort in welche Bereiche? Und wo benötigt es besondere Sicherheit? All das sind Fragen, die es zu stellen gilt, wenn es darum geht, einen oder mehrere Firmenschlüssel zu vergeben. Auch, wenn es zunächst einfach klingt, sind bei der Vergabe einige Dinge zu beachten.

 

Wer soll Schlüssel erhalten?

Zunächst einmal ist zu schauen, wer denn einen Firmenschlüssel erhalten soll. Als erstes fallen einem hier die – salopp gesagt – üblichen Verdächtigen ein: Inhaber, Geschäftsführer und für gewöhnlich auch die Mitarbeiter sind es, die einen Firmenschlüssel haben oder bekommen sollen. Doch das müssen nicht alle sein: Überblickt man das Geschehen in einer Firma, so fallen einem noch weitere ein. Auch externe Dienstleister könnten eine Zutrittsberechtigung in Form eines Schlüssels benötigen. Zu nennen sind hier bspw. wiederkehrende Reinigungskräfte, Dienstleister wie IT-Unternehmen, die sich um die technische Infrastruktur kümmern oder Zulieferer, die selbstständig das Lager befüllen. Diesen ebenfalls einen Firmenschlüssel zu überlassen, kann allen Beteiligten eine große Erleichterung bringen.

 

Welche Schlüssel gibt es?

Archiv, Lager, Serverraum... Je mehr man darüber nachdenkt, umso mehr fällt auf, dass neben den klassischen Bereichen wie Eingangstüren und evtl. der separaten Bürotür noch weitere Bereiche da sind, zu denen Firmenschlüssel benötigt werden könnten. Den einen einzigen Schlüssel gibt es also nicht, stattdessen wird der Schlüsselbund schnell groß. Je mehr Kompetenzen ein Mitarbeiter hat, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er nicht nur einen oder zwei Schlüssel mit sich trägt, sondern zusätzliche Firmenschlüssel hat, auf die es aufzupassen gilt.

 

Was sollte beim Firmenschlüssel beachtet werden?

Im Grunde genommen ist bei der Übergabe von Firmenschlüsseln das Gleiche zu beachten, das generell bei einer Schlüsselübergabe zu beachten ist: Wenn es nicht bereits im Arbeitsvertrag geregelt ist, sollte eine möglichst exakte Protokollierung erfolgen. Welche Parteien die Schlüssel austauschen, sollte ebenso erfasst werden, wie die Anzahl und eine genaue Beschreibung der Schlüssel. So haben beide Seiten Rechtssicherheit.

Etwas weitergedacht ist es außerdem sinnvoll, klare Regeln für den Fall eines Verlusts des Firmenschlüssel zu formulieren, damit für beide Seiten klar ist, was ggf. zu tun ist. So können im Vorfeld Fragen danach geklärt werden, wer haftbar ist, wie eine Verlustmeldung zu erfolgen hat und auch, welche Konsequenzen sich aus einem Verlust des Firmenschlüssels ergeben.

 

Was passiert bei einem Verlust des Firmenschlüssels?

Geht einem der Schlüssel für die Wohnung verloren, so ist das bereits eine sehr ärgerliche und stressige Angelegenheit, wenn es sich um den Firmenschlüssel handelt, ist der Aufwand noch einmal größer. Das Problem, dass jemand Unbefugtes durch einen verlorengegangen Firmenschlüssel Zutritt haben könnte, ist groß, da im Falle eines notwendigen Austausches von Schlössern und Zylindern auch die übrigen Mitarbeiter ihre alten Firmenschlüssel nicht mehr verwenden können, sondern neue erhalten müssen. Wie man sieht, kostet ein Verlust des Firmenschlüssels nicht nur Nerven, sondern vor allem auch viel Geld.

 

Welche Vorteile bringt eine digitale Schließanlage?

Wer auf eine digitale Schließanlage setzt, kann bereits im Grundsatz darauf setzen, dass die Hemmschwelle deutlich sinkt, den Verlust eines Firmenschlüssels zu melden. Denn geht der Firmenschlüssel verloren, so kann dieser einfach in der Anlage gesperrt werden und es ist mit keinen weiteren Folgen zu rechnen. Allerdings sollte man „Schlüssel“ in diesem Fall in Anführungszeichen setzen, denn statt eines Firmenschlüssels erhalten Mitarbeiter hier ein digitales Schließmedium wie einen Transponder. Dieser speichert alle Zutrittsberechtigungen des Mitarbeiters und kann jederzeit um weitere Schließungen erweitert werden (und umgekehrt können Zutrittsberechtigungen auch problemlos entzogen werden).

 

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