Stets wichtig: das Schlüsselübergabeprotokoll

Wer sich Ärger bei einer Schlüsselübergabe ersparen will, der fertigt ein Schlüsselübergabeprotokoll an. Das mag zwar ein für manche lästiger Akt der Bürokratie sein, aber auch, wenn es keine gesetzliche Pflicht für ein Schlüsselübergabeprotokoll gibt, so ist es doch aus vielen Gründen sehr empfehlenswert, ein solches anzufertigen.

 

Definition: Schlüsselübergabeprotokoll

Welche Schlüssel werden von wem an wen übergeben? Antworten auf diese Fragen werden im Schlüsselübergabeprotokoll festgehalten. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten die Parteien klar benannt werden und auch die Schlüssel eindeutig im Schlüsselübergabeprotokoll bezeichnet sein, inkl. der Nennung der jeweiligen Anzahl.

 

 

 

 

 

 

 

 

Wann ein Schlüsselübergabeprotokoll sinnvoll ist

Wenn Schlüssel übergeben werden, ist es, wie eingangs erwähnt, immer sinnvoll, dass ein Schlüsselübergabeprotokoll angefertigt wird. Das gilt für sämtliche Schlüsselübergaben. Denkt man an solche, fällt einem zunächst sicherlich die Mietwohnung bzw. das Mietshaus ein, denn hier werden für bestimmte oder unbestimmte Zeit Schlüssel übergeben, die am Ende des Mietverhältnisses zurückgegeben werden müssen. Ein klarer Fall also, bei dem ein Schlüsselübergabeprotokoll sehr sinnvoll ist.

Mietwohnungen und Mietshäuser sind dabei längst nicht alle Gelegenheiten, an denen Schlüsselübergaben stattfinden, es also auch Anlässe gibt, ein Schlüsselübergabeprotokoll anzufertigen. Denkt man ein bisschen weiter, so fallen einem Orte wie Garagen oder Mietlager zur temporären Einlagerung von Eigentum ein. Auch dies sind Fälle, bei denen man gut damit beraten ist, es schriftlich festzuhalten.

Aber auch neben Mietsachen gibt es Situationen, bei denen ein Schlüsselübergabeprotokoll sinnvoll ist. Eine sehr wichtige ist, wenn man einen Job antritt. In den meisten Fällen erhält man auch hier einen Schlüssel, um in die Firma zu kommen. Da alle Schlüssel eines Tages zurückgegeben werden müssen, sollte auch hier die Übergabe protokolliert werden.

Die bisherigen Ausführungen behandelten stets befristete oder unbefristete, auf jeden Fall aber endliche, Übergaben. Was aber, wenn es sich um einen Kauf handelt und bspw. eine Eigentumswohnung erworben wird? Im Sinne der Rechtssicherheit sollte auch hier in einem Schlüsselübergabeprotokoll festgehalten werden, welche und wie viele Schlüssel übergeben worden sind.

 

Was Sie beim Schlüsselübergabeprotokoll beachten sollten

Wichtige Eckdaten im Protokoll wurden bereits genannt: Die Parteien sind genau zu benennen und zur Vermeidung von Missverständnissen auch die Schlüssel möglichst genau zu benennen. So wichtig dies auch ist, sollte das Schlüsselübergabeprotokoll aber über die reine Benennung hinausgehen und aufzeigen, welche Konsequenzen drohen, wenn einer oder mehrere der benannten Schlüssel verloren gehen.

Eine gravierende Folge sind die Kosten, die im Verlustfall aufkommen können, denn es droht ein Austausch von Schlössern und Schlüsseln. Damit dies zeitnah zum Verlust geschieht, kann im Schlüsselübergabeprotokoll auch eine Frist zur Meldung eines Schlüsselverlusts mit genannt werden.

 

 

Wie es sich bei digitalen Schließmedien verhält

Nicht nur Schlüssel im eigentlichen Sinne können übergeben werden, auch andere Schließmedien kommen oft zum Einsatz. Viele Firmen beispielsweise setzen bspw. auf Transponder oder SmartCards. Da diese denselben Zweck erfüllen, ist es auch in diesem Fall sehr empfehlenswert, entsprechend ein Schlüsselübergabeprotokoll aufzusetzen.

Die im Schlüsselübergabeprotokoll vermerkten Kosten im Falle des Verlusts werden bei einem digitalen Schließmedium deutlich geringer ausfallen als bei einem mechanischen Schlüssel. Geht ein digitales Schließmedium verloren, so kann es einfach in der Anlage gesperrt werden. Ein Austausch der Schlösser entfällt und der größte Kostenpunkt, der bei einem Schlüsselverlust droht, entfällt somit.

 

Wo Sie weitere Informationen finden

Sie interessieren sich für eine digitale Schließanlage? Hier finden Sie Informationen zum System 3060. Bei Fragen kommen Sie gerne auf uns zu!