Digitales Besuchermanagement
Digitales Besuchermanagement erfasst Besucher und deren Zutritte mit IT-Unterstützung. Durch die Integration in eine elektronische Schließanlage erhalten Besucher beim Check-in automatisch temporäre Zutrittsrechte für freigegebene Bereiche. Beim Check-out werden die Rechte wieder entzogen. Die Ziele sind mehr Sicherheit, Effizienz und Nutzerfreundlichkeit.
Inhalt:
▶ Was ist Besuchermanagement?
Besuchermanagement bezeichnet die organisatorische und technische Steuerung und Registrierung von Personen, die Gebäude oder ein Gelände betreten. Digitales Besuchermanagement ist die softwaregestützte Variante, bei der statt handschriftlicher Listen digitale Lösungen zum Einsatz kommen. Im Kern geht es darum zu erfassen, wer, wann, wo, warum und wie lange anwesend war. Es soll verlässlich protokolliert werden, welche Zutritte stattfinden. Prozesse werden einfacher und schneller, die Sicherheit wird verbessert und die Qualität der gesammelten Daten steigt.
▶ Elemente und Kernfunktionen des digitalen Besuchermanagements
Voranmeldung und Check-in
Besucher können online oder über ein Terminal von Mitarbeitenden eingeladen werden oder melden sich direkt beim Empfang an. Beim Eintreffen erfolgt ein automatisierter Check-in und die Daten werden erfasst, z.B. Name, Firma, Zweck des Besuchs, Kontaktperson und Besuchszeitraum. Auf Wunsch erfolgt eine Benachrichtigung der Ansprechpartner.
Dokumentation und Compliance
Digitale Besuchermanagementsysteme ermöglichen die rechtssichere Erfassung von Zustimmungen zu Sicherheits- oder Datenschutzbestimmungen über elektronische Unterschriften. Ergänzend können auch Fotos der Besucher, Ausweisdaten oder absolvierte Sicherheitsunterweisungen direkt digital dokumentiert werden. Im Anschluss erlaubt das System eine automatisierte Auswertung der erfassten Daten, etwa darüber, wie viele Besucher insgesamt registriert wurden oder welche Bereiche im Gebäude am häufigsten aufgesucht wurden.
Check-out und Auswertung
Beim Verlassen erfolgt ein Check-out, sodass klar ist, wer aktuell noch im Gebäude ist. Die Daten stehen nach Evakuierungs‑ oder Notfallsituationen zur Verfügung. Bei Bedarf ist auch eine Archivierung der Besuchsdaten für Audits oder Nachverfolgbarkeit möglich.
Funktionen im Überblick
- : : Voranmeldung von Besuchern
- : : Self‑Check-in/Check-out (Terminal, Tablet, Smartphone, o.ä.)
- : : Erstellung von Besucherausweisen / QR‑Codes
- : : Digitale Unterschriften / Sicherheitsbelehrungen
- : : Echtzeit‑Benachrichtigung der zuständigen Ansprechpartner
- : : Logging aller Bewegungen für Audit und Sicherheit
- : : Statistiken und Berichte zur Besuchs‑ und Zutrittslage
▶ Integration mit elektronischen Schließanlagen
Ein Besuchermanagementsystem allein erfasst Besucher und deren Aufenthaltsdauer. Wird es mit einer elektronischen Schließanlage gekoppelt, ergeben sich erhebliche Vorteile, insbesondere im Bereich Zutrittskontrolle und Sicherheit.
Hier einige Beispiele für die Möglichkeiten:
: : Zutrittsrechte automatisch vergeben:
Beim Check-in wird automatisch ein temporärer Zugangscode, RFID‑Karte oder QR‑Code erstellt, der genau die freigegebenen Bereiche (z.B. Empfang, Besprechungsraum) umfasst.
: : Zeitliche Begrenzung
Der Zutritt läuft nach Ablauf des Besuchs oder bei Check-out automatisch ab und es entsteht kein Risiko durch nicht zurückgegebene Schlüssel oder Karten.
: : Nachvollziehbarkeit und Sicherheit
Es wird dokumentiert, welcher Besucher wann welchen Bereich betreten hat. Damit erhöht sich die Transparenz und Nachverfolgbarkeit.
: : Effizienz
Empfangsprozesse werden beschleunigt, administrative Arbeit reduziert und Besuchs‑ bzw. Zutrittsprozesse bündeln sich in einem Workflow.
: : Mehr Komfort für Besucher
Ein schneller Check-in, automatische Zutrittsrechte und eine moderne Erlebnisqualität gegenüber dem klassischen Empfang.
▶ Technische Umsetzung: Wie funktioniert die Verbindung in der Praxis?
- 1. Voranmeldung: Mitarbeitende oder Besucher geben bereits vorab Daten ein (z.B. Name, Firma, Zweck) und wählen den Besuchszeitraum.
- 2. Check-in am Empfang/Kiosk: Besucher melden sich vor Ort über Tablet/Terminal an, ggf. mit Ausweiserfassung, Unterschrift oder Risikoscreening.
- 3. Automatisierte Zutrittsrechte erzeugen: Das Besuchermanagementsystem kommuniziert über eine Schnittstelle (API) mit der elektronischen Schließanlage (Access Control System, ACS). Dort wird ein temporärer „Karteintrag“ oder Token erzeugt.
- 4. Zutritt zum freigegebenen Bereich: Mit RFID‑Karte, Smartphone‑QR oder Code betreten Besucher den freigegebenen Bereich.
- 5. Check-out / Ablauf: Bei Verlassen oder Ablauf der vereinbarten Besuchszeit werden Zutrittsrechte automatisch deaktiviert.
- 6. Audits und Reporting: Besuchs‑ und Zutrittsdaten werden gespeichert für Berichte, Evakuierung oder Compliance‑Zwecke.
▶ Vor- & Nachteile
Vorteile
- Erhöhte Sicherheit: Zugriff nur nach Anmeldung, kontrollierte Bereiche, bessere Dokumentation.
- Effizienzsteigerung: Weniger manuelle Prozesse, schnellere Anmeldung und Zutritte sowie Zeiterfassung.
- Bessere Besucherführung: Professioneller erster Eindruck, reibungslose Abläufe.
- Compliance und Nachvollziehbarkeit: Daten für Audits, Notfall‑Evakuierung oder Sicherheitsnachweise vorhanden.
- Kosteneinsparung: Weniger Aufwand am Empfang, kaum Schlüssel‑/Kartenausgabe‑Probleme.
Nachteile
- Hoher Anfangsaufwand: Initiale Technik‑ und Schnittstellenintegration erforderlich (Besuchermanagementsystem + elektronische Schließanlage).
- Datenschutz: Besucherdaten müssen sicher gespeichert und verarbeitet werden.
- Akzeptanz und Usability: Besucher und Ansprechpartner sollten die Lösung intuitiv nutzen können.
▶ Ausblick
Digitales Besuchermanagement hat sich in großen Unternehmen längst als die effizienteste Lösung zur modernen Besucher‑ und Zutrittsverwaltung etabliert, aber auch immer mehr kleinere und mittlere Firmen setzen auf elektronische Systeme. Für Unternehmen bedeutet das: Eine durchdachte Definition der Besuchsprozesse, Auswahl einer geeigneten Software‑ und Systemlösung sowie die klare Regelung der Zutrittsrechte führen zu einem effizienten, sicheren und modernen Empfangs‑ und Besucherworkflow.
Vor allem mit der Integration in eine elektronische Schließanlage entsteht ein deutlicher Mehrwert. Automatisierte Zutrittsrechte bieten mehr Sicherheit, mehr Komfort und eine bessere Nachverfolgbarkeit von Zutrittsereignissen. Technologien wie KI‑gestützte Gesichtserkennung, mobile Zutrittstoken, Integration mit Identitäts‑ und Berechtigungsmanagement (IAM) oder Smart Building Plattformen werden die Verbindung von Besuchermanagement und Zutrittskontrolle künftig noch weiter vorantreiben.
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