Firmenschlüssel

Um Zutritt zu einer Firma zu bekommen, benötigt es – gesetzt den Fall, man ist kein Besucher und muss klingeln – einen Firmenschlüssel. Wer diesen Zutritt bekommt und welche Befugnisse er dabei erhält, kann erheblich variieren, wie der folgende Text zeigt.

 

Wer den Firmenschlüssel erhält

Auf den ersten Blick ist zunächst schon einmal klar, wer auf jeden Fall einen Firmenschlüssel erhält: Inhaber, Geschäftsführer und in den allermeisten Fällen auch die Mitarbeiter, die vor Ort arbeiten. Aber der Firmenschlüssel kann auch an externen Stellen Abnehmer haben. Hier ist zu schauen, welche externen Dienstleister es gibt, die Zutritt zu den Räumlichkeiten der Firma haben sollen. Da wären beispielsweise Reinigungskräfte, die regelmäßig im Unternehmen arbeiten und somit einen Firmenschlüssel benötigen. Vielleicht gibt es auch Servicekräfte, die regelmäßige Wartungsarbeiten durchführen, wie IT-Experten. Oder Lieferanten, die von sich aus Zutritt zum Lager haben sollen. In all diesen Fällen ist es sinnvoll, wenn auch diese einen Firmenschlüssel erhalten.

 

Nicht nur ein einziger Schlüssel

Zunächst klingt „Firmenschlüssel“ nach einem einzigen Schlüssel, aber – gerade in größeren Unternehmen – ist ein Schlüssel oft nicht genug. Je nach Schließanlage können bereits die Zugänge zum Unternehmenseingang und zum eigenen Arbeitsplatz verschiedene Schlüssel sein, dazu kommen je nach eigenem Aufgabengebiet evtl. auch noch weitere Firmenschlüssel. Serverraum, Lagerräume, Archive: All diese Räumlichkeiten könnten auch noch separate Schlüssel benötigen, sodass statt eines einzigen Schlüssels ein richtig dicker Schlüsselbund benötigt wird.

 

Was beim Firmenschlüssel zu beachten ist

Was für eine Übergabe bei privaten Schlüsseln gilt, lässt sich auch auf Firmenschlüssel übertragen: Die Übergabe sollte möglichst genau protokolliert werden. Wichtig ist, welche Parteien die Firmenschlüssel übergeben – Firma und Schlüsselempfänger sollten konkret benannt werden. Da es, wie bereits erwähnt, sein kann, dass mehr als nur ein Schlüssel übergeben wird, sollte genauestens benannt werden, welche Schlüssel übergeben werden und in welcher Anzahl, damit dies auch im Nachhinein noch nachvollzogen werden kann.

Die reine Übergabe des Firmenschlüssels zu protokollieren, ist der eine Aspekt, aber auf der anderen Seite ist es auch sinnvoll, festzuhalten, was geschieht, wenn trotz aller Vorsicht doch

mal ein Schlüssel verloren geht. Wer ist haftbar? Wo muss der Verlust gemeldet werden? Welche Konsequenzen ergeben sich daraus?

 

 

 

Aufwendig für alle Beteiligten: der Schlüsselverlust

Geht ein Firmenschlüssel verloren, so ist dies ärgerlich. Was bereits im privaten Bereich ärgerlich ist, wird beruflich noch aufwendiger: Muss das Schloss ausgetauscht werden, weil möglicherweise durch den Schlüsselverlust jemand Unbefugtes Zutritt zur Firma haben könnte, so betrifft dies nicht nur einen selbst, sondern die gesamte Firma. Noch umfänglicher wird es, sollte es eine Schließanlage geben, denn in diesem Fall müssten alle Schließzylinder und Schlüssel ausgetauscht werden, sodass jeder Mitarbeiter neue Schlüssel erhält. Dass der Verlust des Firmenschlüssels somit sehr teuer wird, kann man sich vorstellen.

 

Für mehr Sicherheit: die digitale Schließanlage

Teure Schlüsselverluste können vermieden werden, wenn man auf die Vorteile einer digitalen Schließanlage setzt. Wobei der Vorteil bereits einen Schritt früher beginnt: Bei einer digitalen Schließanlage sinkt bereits im Vorfeld die Hemmschwelle, es zu melden, wenn man seinen Firmenschlüssel verloren hat. Wobei „Schlüssel“ in diesem Fall das falsche Wort ist, denn der Firmenschlüssel ist hier ein digitales Schließmedium wie z.B. Transponder, auf dem alle Zutrittsberechtigungen gespeichert werden können. Somit hat man auch mit vielen Berechtigungen nur ein Medium statt eines großen Schlüsselbunds und wenn dieser „Firmenschlüssel“ einmal verloren geht, kann dieser mit wenigen Mausklicks in der Anlage gesperrt werden.

 

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