Correct bedienen in de coworking space

Wat is een coworking space eigenlijk?

Coworking Spaces zijn de ideale oplossing als u flexibele kantoren wilt creëren. Vooral vandaag de dag zijn freelancers, maar ook werknemers niet noodzakelijk aan een plaats gebonden om op kantoor te werken. Vooral in de creatieve branche, bij start-ups en oprichters is de mogelijkheid om een flexibele werkruimte te huren erg populair.

De sociale uitwisseling in coworking spaces – ook tussen verschillende bedrijven – is voor veel gebruikers nog een reden om een kantoorruimte te huren. Dit geldt ook voor evenementen en bijeenkomsten die in de ruimten kunnen plaatsvinden. Door de verschillende bedrijven en personen die de coworking space bezoeken, ontstaan niet zelden waardevolle zakelijke relaties.

Ook de voorzieningen laten vaak niets te wensen over, zoals een bureau, vergaderruimte, seminarruimten, keuken of lounge. Bovendien biedt de technische infrastructuur van coworking spaces vooral voor startende bedrijven een groot voordeel: kantoorbenodigdheden, internet of hardware hoeven niet meteen te worden aangeschaft, maar worden meteen meegehuurd.

 

Gebruiksmogelijkheden van coworking spaces

Coworking kan beperkt blijven tot één bedrijf door gebruik te maken van de beschikbare ruimte op verschillende tijdstippen door verschillende afdelingen of medewerkers – "eigen kantoren“ bestaan dan niet meer of slechts in zeer geringe mate voor medewerkers die regelmatig op de locatie werken.

Coworking kan ook van meet af aan een doel van de (nieuw)bouw van kantoorruimte zijn. Er worden in grotere stijl talrijke verschillende werkruimten gecreëerd en zo opgedeeld dat meerdere verschillende gebruikers (doorgaans huurders) tijdelijk of langdurig hun activiteiten uitvoeren. Deze constellatie is vaker terug te vinden in samenwerkende jonge ondernemingen, soms in aangrenzende branches.

Beide vormen beschikken doorgaans over een gemeenschappelijke infrastructuur, beginnend bij de parkeergarages en een receptie tot aan de lounge op het dakterras met catering van een externe aanbieder, fitness- en wellnessruimte of een inrichting voor kinderopvang.

 

Organisatorische uitdagingen

De grote flexibiliteit betekent ook een grote uitdaging voor de exploitanten, want in de coworking Sspace gelden geen vaste werktijden en duiken vaak nieuwe personen op. Wat inhoudt dat het toegangsbeheer door medewerkers, freelancers en oprichters zonder een goed functionerend sluitsysteem snel een probleem kan worden.

Daarom is het belangrijk een concept op te stellen dat de organisatie en de toegang van verschillende personen tot verschillende ruimten en voorzieningen waarborgt. Het devies hierbij is minimale administratie en maximale veiligheid.

Een intelligent toegangssysteem dat een willekeurige schaalverdeling van ruimten en personen mogelijk maakt, is hiervoor een onmisbaar bestanddeel.

 

Problemen met "conventionele“ sleutels

De klassieke organisatorische oplossing zou de installatie zijn van een sluitsysteem met mechanische cilinders. Hierbij beschikt de exploitant over een hoofdsleutel ("generale sleutel“) waarmee alle cilinders in het gebouw te bedienen zijn. Gebruikers van de coworking space ontvangen kopieën van de sleutels die nodig zijn voor de ruimtes die zij gebruiken. De overdracht van de benodigde sleutels moet in dit geval geprotocolleerd worden, zodat bij beëindiging van de overeenkomst alle sleutels weer worden teruggegeven.

Een keuze die bij een groot aantal sleutels en wisselende gebruikers zijn grenzen bereikt: zijn er genoeg sleutels beschikbaar voor alle bevoegde personen? wat gebeurt er bij nieuwe gebruikers die ook een sleutel nodig hebben? hoe kunt u uw kantoorruimte uitbreiden als er meer ruimte nodig is?

De administratieve lasten voor de exploitant stijgen met elk nieuwe contract. Maar ook voor de huurders zelf zijn deze onbeantwoorde vragen mogelijk een uitsluitingscriterium bij de keuze van een geschikte coworking space. Tenslotte moeten beide zijden het systeem met zo min mogelijk werk kunnen gebruiken.

Ook het veiligheidsrisico is hoog. Bij verlies van een sleutel moeten sloten en sleutels in het ergste geval immers compleet worden vervangen en opnieuw worden verstrekt. Aan de andere kant is er tijdens de vervanging geen normaal gebruik mogelijk, wat tot inkomstenderving in deze periode kan leiden.

 

Het betere alternatief: een digitaal sluitsysteem

Zoals we al zagen: een mechanisch systeem is in de coworking space te onzeker en kan al snel hoge kosten veroorzaken. De oplossing is dus een intelligent digitaal toegangssysteem. De organisatie van sleutels wordt daardoor enorm vereenvoudigd, de veiligheid verhoogd en het beheer van ruimten wordt comfortabel opgelost.

Mechanische sleutels worden vervangen door moderne identificatiemedia (transponders of SmartCards). Deuren zijn dankzij RFID-techniek voortaan zonder sleutels en specifiek per gebruiker te bedienen. Het aantal medewerkers speelt dus geen rol meer. Ook nieuwe personen die toegang tot de betreffende sector moeten krijgen, kunnen binnen enkele seconden worden vrijgeschakeld. Mag een medewerker daarentegen geen toegang meer krijgen of is er een transponder kwijt? Geen probleem! Met slechts een paar muisklikken is het medium geblokkeerd en de beveiliging in het gebouw weer hersteld.

Maar ook omgekeerd kunt u nieuwe oppervlakken binnen enkele seconden moeiteloos vrijschakelen. De flexibele uitbreiding van ruimtes en voorzieningen wordt zo snel en eenvoudig beschikbaar – ook tijdelijk. Zo staat niets spontane vergaderingen in de nieuw gehuurde vergaderruimte in de weg.

Het digitale sluitsysteem neemt ook veel druk weg voor de exploitanten. Niet alleen bij de sleuteluitgifte, maar ook dankzij overzicht over het complete gebouw. Dankzij DoorMonitoring levert het systeem altijd actuele statusberichten. De vraag "Wie heeft wanneer toegang?“ kan onmiddellijk worden beantwoord. Bovendien waarschuwt de software de gebruiker over de bestaande veiligheidsrisico's, zoals bijvoorbeeld openstaande deuren.

Verder biedt een intelligent toegangssysteem voor de coworking space de mogelijkheid om bepaalde dingen te traceren. Dit betekent dat altijd kan worden nagegaan wie het gebouw of bepaalde ruimten heeft betreden.

 

Niet alleen gebouwen zijn beveiligd

Ook slagbomen of poorten kunnen gemakkelijk met de intelligente toegangscontrole worden gekoppeld. De transponder of de SmartCard maakt op die manier tegelijkertijd de doorgang naar vrijgegeven parkeerplaatsen of parkeergarages mogelijk.

Het identificatiemedium biedt echter niet alleen toegang tot parkeermogelijkheden en ruimten. Ook andere voorzieningen van het gebouw kunnen worden beveiligd. De vrijgave van gevoelige sectoren of technische apparaten is flexibel mogelijk. Digitale halve cilinders maken het comfortabel openen en sluiten van schakel- en serverkasten mogelijk.

 

 

 

Uw voordelen in één oogopslag

  • Neem gerust afscheid van vaste werktijden: nooit meer beperking van de openingstijden dankzij aanpasbare toegangsrechten voor bepaalde periodes
  • Verloop – geen probleem: onbeperkte flexibiliteit bij veelvuldig wisselen van verschillende groepen personen
  • Minimale organisatorische inspanningen: ongecompliceerd verstrekken en verzamelen van elektronische sleutels
  • Verbeterd sleutelbeheer: verstrekken van toegangsrechten met maar een paar muisklikken – ook tijdelijk
  • Maximale beveiliging: geen veiligheidsrisico bij verloren sleutels en volledige traceerbaarheid
  • Kosten- en tijdbesparing: nooit meer gecompliceerd namaken van (reserve)sleutels, dankzij snel beschikbare identificatiemedia
  • Snel geïnstalleerd: vervanging van bestaande cilinders zonder boren
  • Comfortabele bediening: verschillende softwareversies voor alle eisen met upgrade-mogelijkheid

Highend Coworking Space dankzij toegangscontrole van de professional

Als expert in digitale sluittechniek staat SimonsVoss al meer dan 20 jaar voor beveiliging, veiligheid én zekerheid op het hoogste niveau. Sluitcomponenten van de pionier voor digitale sluittechniek kunnen probleemloos met elkaar gecombineerd worden. SimonsVoss-systemen bieden volledige investeringszekerheid, want elk sluitsysteem kan voordelig worden uitgebreid met nieuwe software en componenten – ook jaren later nog!

Hebt u nog vragen? Neem gerust contact met ons op!

 

Bel me alsjeblieft: