Comment assurer le contrôle d’accès des espaces de coworking ?
Alors que le territoire français compte aujourd’hui plus de 3500 espaces de coworking, un chiffre 10 fois supérieur à ce qu’il était une décennie en arrière, la question de la sécurisation de ces espaces partagés se pose.
Ciblant principalement les travailleurs indépendants, les artisans, les petites entreprises et les start-ups, les espaces de coworking nécessitent un contrôle d’accès sur mesure répondant à cette spécificité qui fait leur force : la flexibilité.
Dans cet article, nous allons explorer les enjeux de ces nouveaux lieux de travail, les
sécurisation possibles, ainsi que les bonnes pratiques pour instaurer un système de contrôle d'accès optimal assurant la sérénité des gestionnaires et le confort des utilisateurs.
Les enjeux du contrôle d'accès en espace de coworking
Le coworking est un espace de travail partagé regroupant travailleurs indépendants et petites entreprises exerçant des activités variées qui louent des salles de réunions ou des bureaux fixes ou nomades, sans engagement de durée.
Cette grande flexibilité impose alors un contrôle des accès rigoureux permettant d’assurer la sécurité des occupants et du matériel tout en garantissant la possibilité d’entrer et de sortir du bâtiment à toute heure.
Assurer la sécurité des utilisateurs de l’espace de travail
C’est bien parce que leur accès est ouvert et flexible que les espaces de coworking sont particulièrement vulnérables. Un système de contrôle bien conçu permet alors de garantir que seuls les membres autorisés peuvent entrer dans les locaux, réduisant ainsi les risques de vol, de vandalisme, et même de menaces plus délicates comme les intrusions informatiques.
La mise en place de systèmes d'identification, de codes d'accès personnels, ou de cartes magnétiques contribue à créer un environnement sécurisé. Ces mesures ne servent pas uniquement à protéger les personnes; elles rassurent également les utilisateurs sur la sécurité de leur espace de travail et permettent de suivre et de documenter qui entre et sort de l'espace, offrant ainsi une trace en cas d'incident.
Protéger le matériel et les données stockées du lieu de travail
Au cœur des enjeux liés au contrôle d’accès d’un coworking, la protection du matériel et des données stockées occupe une place de choix. Dans ces espaces où collaboration et accessibilité sont reines, le matériel informatique et les données sensibles sont souvent partagés entre plusieurs utilisateurs. Un partage qui pose un défi sécuritaire non négligeable : comment garantir que seuls les individus autorisés accèdent à ces ressources précieuses ?
La clé réside dans un système de contrôle d'accès sophistiqué, capable de limiter l'accès aux équipements et aux données en fonction des niveaux d'autorisation de chaque utilisateur. Des technologies comme les serrures électroniques pour les salles contenant du matériel sensible ou les systèmes de gestion des droits d'accès numériques pour les fichiers et les données sont essentielles.
Les différentes solutions pour le contrôle d'accès en coworking
Des systèmes électroniques avancés aux solutions mobiles innovantes, différentes méthodes adaptées aux défis uniques du coworking existent et permettent de maintenir ces environnements collaboratifs à la fois sécurisés et accessibles.
Les systèmes de contrôle d'accès électroniques
Les systèmes de contrôle d'accès électroniques offrent sécurité et flexibilité pour gérer les allers et venues d’utilisateurs multiples :
Les claviers à code, simples d'installation et de gestion, permettent aux gestionnaires de modifier les codes d'accès selon les besoins et les utilisateurs.
Les solutions biométriques, utilisant empreintes digitales ou reconnaissance faciale, offrent encore davantage de sécurité, bien que plus coûteuses.
Enfin, les lecteurs de cartes d'accès, magnétiques ou RFID, facilitent la gestion des entrées et peuvent s'intégrer à d'autres systèmes de gestion du bâtiment.
L'avantage des systèmes électroniques est leur capacité à s'intégrer avec d'autres technologies de gestion de bâtiment. Par exemple, un système de contrôle d'accès peut être couplé à un système de gestion de l'énergie pour réguler l'éclairage et le chauffage en fonction de la présence ou de l'absence des membres.
La gestion des accès via smartphone ou carte RFID
L'ère numérique a révolutionné le contrôle d'accès dans les espaces de coworking, notamment avec l'usage des smartphones et des cartes RFID, réputés pour leur praticité et efficacité :
Les smartphones, via des applications dédiées, permettent aux utilisateurs de déverrouiller des portes et de réserver des espaces, offrant une flexibilité inégalée et une gestion simplifiée pour les opérateurs.
Les cartes RFID, quant à elles, assurent un accès rapide et sécurisé, surpassant les cartes magnétiques traditionnelles en durabilité et en polyvalence. Ces technologies se distinguent également par leur intégration facile avec les systèmes existants de gestion de coworking et leur capacité à offrir une personnalisation approfondie des droits d'accès.
En adoptant ces solutions basées sur les smartphones et les cartes RFID, les espaces de coworking peuvent ainsi non seulement améliorer l'expérience de leurs membres, mais aussi renforcer leur sécurité.
Les bonnes pratiques pour un contrôle d'accès efficace
Mettre en place un contrôle d'accès efficace dans les espaces de coworking ne se limite pas à choisir le bon équipement; cela implique également l'adoption de pratiques stratégiques réfléchies en amont.
Définir des horaires d'accès
Définir des horaires d'accès à l’espace de coworking permet d’allier flexibilité et sécurité. En établissant des plages horaires spécifiques pour chacun, le gestionnaire de l’espace de travail peut non seulement répondre aux besoins de ses membres, mais aussi assurer la surveillance et la maintenance du lieu et de son matériel.
Ces horaires peuvent être personnalisés en fonction des différents types de membres et des entreprises présentes, avec des accès étendus pour les abonnements premium ou limités pour les pass horaires ou journaliers.
Cette démarche permet non seulement de gérer le flux de personnes mais aussi de renforcer la sécurité en dehors des heures d'ouverture habituelles.
S’équiper d’un système simple et fiable
La simplicité et la fiabilité d'un système de contrôle d'accès sont fondamentales pour garantir son efficacité. Il est alors essentiel de choisir des solutions simples et qui ont fait leurs preuves pour qu’elles soient facilement gérables par tous les membres du coworking, indépendamment de leur niveau de technicité.
L'importance de la sécurisation des espaces de coworking est indéniable aujourd’hui alors que ces nouveaux lieux partagés continuent d'évoluer pour s'adapter à des modes de travail en constante évolution. La mise en place de systèmes de contrôle d'accès efficaces et adaptatifs devient alors un élément essentiel pour garantir la sécurité et la sérénité des utilisateurs.
Gageons que l'avenir du coworking repose sur une intégration encore plus harmonieuse de la technologie et de la flexibilité, marquant un pas vers des environnements de travail toujours plus connectés et sécurisés.