Tidsregistrering

I lägen med flexibla arbetstider är det ofta svårt för personalavdelningen att hålla koll på vilka medarbetare som har arbetat när och om det motsvarar det avtalsenliga antalet timmar. Ett viktigt verktyg för detta är tidsregistreringen. Det kan arbetsgivare använda för att utan vidare registrera närvarotimmar. Viktigt att tänka på: Det gäller endast närvarotiden i sig. Registrering av andra uppgifter, exempelvis var man befinner sig, är visserligen tillåtet generellt, men endast om medarbetarna har godkänt uppgiftsregistreringen i förväg.

 

Hur fungerar tidsregistrering?

Det finns många olika sätt att registrera tid. En gammaldags metod är stämpelkort. Egna listor är en annan möjlighet. Dessa manuella metoder har dock nackdelen att man måste läsa av dem manuellt vilket tar tid och resurser i anspråk.

En digital lösning är både snabbare och tillförlitligare. Här sker stämpling i överförd bemärkelse. Man kan checka in vid en terminal för tidsregistrering, till exempel med ett chip, ett fingeravtryck eller en smartphone med en app-genererad kod som skannas av.

 

Vilka fördelar har digital tidsregistrering för företag?

Här kan olika fördelar nämnas. En är att risken för fel som föreligger vid manuell tidsregistrering så gott som elimineras vid digital tidsregistrering. Till detta kommer att automatisk registrering sparar tid – särskilt för personalavdelningen – som kan användas inom andra produktiva områden.

Det finns ytterligare fördelar med tidsregistrering om medarbetarna är införstådda med dem. Man kan registrera projektrelaterade timmar för att tydliggöra vilka projekt och aktiviteter som tar tid i anspråk och när det sker, vilken kan användas som underlag för kommande projekt.

 

Zeiterfassung mit Stempelkarte
Digitale Zeiterfassung

Vad kostar digital tidsregistrering?

Det beror på hur man ser det. Om man tittar på kostnaderna för själva installationen av den digitala tidsregistreringen är de inledningsvis höga. Här ska man dock inte tänka kortsiktigt eftersom det inte dröjer länge innan installationen har betalat sig.

På medellång och lång sikt inträder en kostnadsbesparing. Ett exempel är att medarbetare på personalavdelningen avlastas vilket vi tidigare har nämnt. Om även projektrelaterade uppgifter registreras kan man optimera arbetsprocesserna och därigenom sänka kostnader.

Installationen är alltså visserligen förenad med högre kostnad, men den betalar sig dels genom de nämnda fördelarna, dels genom de låga löpande kostnaderna.

 

 

 

 

Användning i kombination med ett digitalt låssystem?

Om tidsregistreringen exempelvis sker med så kallade SmartCards kan dessa kort även användas för tillträdesbehörigheter i företagets lokaler. Det behövs alltså inget ytterligare medium. Med ett digitalt låssystem kan du dra nytta av säkerhet, flexibilitet, komfort och många andra fördelar. Vid sidan av fördelen med att använda samma medier i flera system försvinner även risken med borttappade nycklar eftersom förlorade låsmedier enkelt kan spärras i systemet.

Funderar du på ett digitalt låssystem? Har du fler frågor? Inga problem! Kontakta oss, vi hjälper dig gärna per telefon eller mejl.