Företagsnycklar

Vem får komma in på företaget? Vem har tillträde till vilka områden där? Och var krävs extra säkerhet? Detta är frågor som man måste ställa sig när det handlar om att dela ut en eller flera företagsnycklar. Även om det kan tyckas verka enkelt finns det några saker att tänka på.

 

Vem ska få en nyckel?

Först måste man titta på vem som ska ha en nyckel. Man kommer naturligtvis först att tänka på de självklara: ägare, företagsledare och normalt sett även medarbetarna bör ha eller få varsin nyckel. Det räcker dock kanske inte med det: Om man tittar närmare på hela verksamheten dyker det upp några ytterligare kandidater. Även externa leverantörer kan behöva tillträdesbehörighet i form av en nyckel. Dessutom kan nämnas städpersonal som kommer regelbundet, IT-företag eller andra personer som sköter den tekniska infrastrukturen eller leverantörer som fyller på lagret. Om även dessa får en företagsnyckeln underlättas administrationen för alla inblandade.

 

Vilka nycklar finns det?

Arkiv, lager, serverrum... Ju mer man tänker på det, desto tydligare blir det att det utöver entrédörren och kontorsdörren även finns andra områden dit det kan behövas en företagsnyckel. Det handlar alltså inte om en enda nyckel, utan risken finns att nyckelknippan växer. Ju fler kompetenser en medarbetare har, desto större är sannolikheten att det inte räcker med en eller två nycklar utan många fler som det gäller att hålla koll på.

 

Vad ska man tänka på när det gäller företagsnycklar?

I grund och botten ska man tänka på samma saker vid överlämning av företagsnycklar som vid överlämning av vilka nycklar som helst. Om det inte redan framgår av anställningsavtalet bör det dokumenteras noga på annat sätt. Man bör notera vilka parter som är inblandade samt även antal och typ av nycklar. På så sätt har båda sidor en rättslig säkerhet.

Det är även bra att formulera tydliga regler för vad som gäller vid förlust av företagsnyckeln så att båda parter vet vad som måste göras. På så sätt kan man på förhand klargöra vem som ansvarar, hur förlustanmälan ska gå till och även vilka konsekvenser nyckelförlusten får.

 

Vad händer vid förlust av företagsnyckeln?

Om man tappar bort någon av nycklarna till sin bostad är det en irriterande och stressande angelägenhet, men om det handlar om företagsnyckeln blir bördan ännu större. Det är ett stort problem att någon obehörig kan använda företagsnyckeln för att ta sig in, och det kan vara nödvändigt att byta ut lås och låscylindrar vilket innebär att övriga medarbetare inte längre kan använda sina nycklar utan måste få nya. Som vi ser leder en förlust av företagsnyckeln inte bara till en nervpärs utan även till mycket stora kostnader.

 

 

Vilka är fördelarna med ett digitalt låssystem?

Den som satsar på ett digitalt låssystem kan räkna med att benägenheten att anmäla en nyckelförlust ökar kraftigt. Om en företagsnyckel försvinner kan den enkelt spärras i systemet och får inte några ytterligare konsekvenser. Man bör förvisso sätta ”nyckel” inom citationstecken, eftersom medarbetarna har en transponder eller annat digitalt låsmedium i stället för en nyckel, Där lagras medarbetarens alla tillträdesbehörigheter och ytterligare lås kan när som helst läggas till (eller vid behov enkelt återkallas).

 

Dra nytta av ökad säkerhet, enkelhet och flexibilitet och ta reda på mer om digitala låssystem såsom System 3060 från SimonsVoss. Prata med oss!