Alltid viktigt: nyckelöverlämningsprotokollet

Den som vill slippa problem vid en nyckelöverlämning tar fram ett nyckelöverlämningsprotokoll. Det kan tyckas vara ett jobbigt byråkratiskt arbete, men även om det inte finns några lagstadgade krav på att ta fram ett nyckelöverlämningsprotokoll är det av många skäl att rekommendera.

 

Definition: Nyckelöverlämningsprotokoll

Vilka nycklar överlämnas från vem till vem? Svar på dessa frågor fastställs i nyckelöverlämningsprotokollet. För att vara på den rättsligt säkra sidan bör parterna vara tydligt angivna i nyckelöverlämningsprotokollet liksom även nycklarna och deras antal.

 

 

 

 

 

 

 

 

När är ett nyckelöverlämningsprotokoll meningsfullt?

När nycklar ska överlämnas är det som sagt alltid meningsfullt att ta fram ett nyckelöverlämningsprotokoll. Det gäller för samtliga nyckelöverlämningar. Man kanske först kommer att tänka på en lägenhet eller ett hus som hyrs ut, eftersom nycklar överlämnas på bestämd eller obestämd tid och sedan ska lämnas tillbaka vid hyresperiodens slut. I detta fall är ett nyckelöverlämningsprotokoll verkligen meningsfullt.

Hyresbostäder är dock långt ifrån alla objekt som är föremål för nyckelöverlämning och där det finns anledning att ta fram ett nyckelöverlämningsprotokoll. Tänker man ett steg vidare finns det ju även garage, hyrlagerutrymmen och andra platser för tillfällig förvaring av egendom. Även i dessa fall är det en god idé att göra en skriftlig dokumentation.

Det finns även andra situationer som inte har med hyra att göra där det är klokt att ha ett nyckelöverlämningsprotokoll. En mycket viktig sådan är när man börjar ett nytt jobb. I de flesta fall erhåller man då en nyckel för att kunna komma in i företagets lokaler. Eftersom alla nycklar en vacker dag ska återlämnas bör överlämningen dokumenteras.

Vi har hittills nämnt överlämningar som kan vara på bestämd eller obestämd till, men alltid ändliga. Men vad händer om man exempelvis köper en bostad? Med rättssäkerheten i åtanke bör man ta fram ett nyckelöverlämningsprotokoll även här, där det framgår vilka och hur många nycklar som har överlämnats.

 

Vad bör du tänka på när det gäller nyckelöverlämningsprotokoll?

Viktiga huvuduppgifter i protokollet har vi redan nämnt: Parterna ska anges noga för att undvika missförstånd och tydlig information om nycklarna ska också finnas med. Hur viktigt det än är bör nyckelöverlämningsprotokollet även innehålla information om vilka konsekvenser det får om en eller flera nycklar kommer bort.

En allvarlig följd är kostnader som kan uppstå vid nyckelförlust eftersom risken finns att lås och nycklar måste bytas. För att detta ska ske så fort som möjligt efter en förlust kan nyckelöverlämningsprotokollet även innehålla en tidfrist för när förlusten måste anmälas.

 

 

Hur förhåller det sig med digitala låsmedier?

Inte bara nycklar kan överlämnas utan andra låsmedier används också ofta. Många företag använder exempelvis transpondrar eller SmartCards. Eftersom de fyller samma syften rekommenderas även här att ta fram ett nyckelöverlämningsprotokoll.

Kostnaderna som anges i nyckelöverlämningsprotokollet i samband med en förlust är dock avsevärt lägre för ett digitalt låsmedium jämfört med en mekanisk nyckel. Ett digital låsmedium som kommer bort kan enkelt spärras i systemet. Låsen behöver inte bytas och den största kostnadsposten som hotar vid en nyckelförlust faller därmed bort.

 

Var hittar du mer information?

Är du intresserad av ett digitalt låssystem? Här hittar du information om System 3060. Kontakta oss gärna om du har frågor!