Registrazione degli orari

In un’epoca in cui gli orari di lavoro sono diventati più flessibili, per gli addetti alla gestione del personale è spesso difficile ricostruire quali collaboratori hanno lavorato in quali orari e se ciò corrisponde al numero di ore concordato contrattualmente. A tale scopo, uno strumento importante è la registrazione degli orari. Essa può essere effettuata dai datori di lavoro senza necessità di ottenerne il consenso. È importante precisare che questo vale solo per la presenza in sé, poiché una registrazione degli orari riguardante altri dati, come ad esempio la durata della permanenza in determinate aree, è, in genere, certamente permessa, ma solo se il collaboratore ha fornito in precedenza il consenso per la registrazione di tali dati.

 

Come funziona la registrazione degli orari?

Per registrare gli orari vi sono diverse possibilità. Le schede con le registrazioni delle presenze sarebbero il metodo tradizionale per la registrazione degli orari. Un’altra possibilità è rappresentata da elenchi redatti autonomamente. Tuttavia, il problema di queste modalità manuali è che la lettura manuale richiede tempo e risorse.

Una soluzione digitale sarebbe più rapida e affidabile. In questo caso, si timbra solo in senso figurato. La registrazione degli orari può essere memorizzata in un terminale, mediante chip o impronta digitale o addirittura mediante smartphone con il quale è possibile generare un codice tramite app e infine essere registrati.

 

Quali vantaggi ha la registrazione digitale degli orari per le aziende?

Al riguardo occorre menzionare diversi vantaggi. Uno di questi riguarda la possibilità di errore che sussiste in caso di una registrazione manuale degli orari e che invece viene meno in caso di una registrazione digitale degli orari. A ciò si aggiunge il fatto che, proprio nell’ambito della gestione del personale, mediante la registrazione automatizzata si risparmiano ore di lavoro che possono essere impiegate in modo redditizio in un altro ambito.

Se al riguardo si ha il consenso dei propri collaboratori, emergono anche ulteriori vantaggi della registrazione degli orari. Vi è la possibilità di creare degli orari per progetti specifici tramite i quali è possibile classificare quali progetti e attività devono essere presi in considerazione in un determinato periodo per poter sfruttare quanto si è appreso per i progetti successivi.

 

Zeiterfassung mit Stempelkarte
Digitale Zeiterfassung

Quanto costa la registrazione digitale degli orari?

In questo caso è una questione di prospettiva. Se all’inizio si considerano soprattutto i costi dell’installazione della registrazione digitale degli orari, essi saranno elevati. Questo, però, non è un atteggiamento lungimirante, in quanto non si impiegherà molto tempo ad ammortizzare i costi dell’installazione.

Considerando, invece, il medio e il lungo termine, si otterrà un risparmio dei costi. Ad esempio, per quanto riguarda la registrazione degli orari, sarà alleggerito il lavoro dei collaboratori che si occupano della gestione del personale, come è già stato descritto all’inizio. Se si includono i dati relativi a progetti specifici, grazie alla registrazione degli orari è inoltre possibile, anche in questo caso, risparmiare costi in seguito all’ottimizzazione dei processi di lavoro.

Come si può vedere, all’inizio, l’installazione rappresenta certamente un costo elevato, che però si ammortizza da un lato, con i vantaggi elencati e dall’altro, anche con le ridotte spese ricorrenti.

 

 

Utilizzo in combinazione con un impianto di chiusura digitale?

Se, ad esempio, la vostra registrazione degli orari fosse effettuata mediante le cosiddette SmartCard, è possibile utilizzare tali tessere, oltre che per la registrazione degli orari, anche per le autorizzazioni di accesso ai vostri locali senza che sia necessario un secondo mezzo.

Con un sistema di chiusura digitale beneficerete di molti vantaggi, come sicurezza, flessibilità e comodità. Oltre alle facilitazioni, come l’utilizzo multiplo dei mezzi di accesso, si aggiunge anche l’eliminazione del rischio di smarrimento delle chiavi, poiché i mezzi di chiusura smarriti possono essere bloccati in modo semplice nell’impianto.