Chiave aziendale

Chi può entrare in un'azienda? Chi può entrare e in quali aree? E dove è necessaria una sicurezza speciale? Queste sono tutte domande da porsi quando si tratta di assegnare una o più chiavi aziendali. Anche se all'inizio sembra semplice, ci sono alcune cose da tenere a mente durante l’assegnazione.

 

Chi dovrebbe avere le chiavi?

La prima cosa da considerare è chi dovrebbe ricevere una chiave aziendale. Per primi vengono in mente - per dirla in parole povere - i soliti sospetti: i proprietari, i manager e di solito gli impiegati sono quelli che hanno o dovrebbero avere una chiave aziendale. Ma non solo: se si considera tutto quello che succede in un'azienda, si può pensare ad altre persone. I fornitori di servizi esterni potrebbero anche richiedere un'autorizzazione di accesso sotto forma di chiave. Alcuni esempi sono gli addetti alle regolari pulizie, i fornitori di servizi come le aziende IT che si occupano dell'infrastruttura tecnica, o i fornitori che riempiono autonomamente il magazzino. Dare anche a loro una chiave aziendale può facilitare di molto le persone coinvolte.

 

Quali sono le chiavi?

Archivio, magazzino, sala server... Più ci si pensa, più ci si rende conto che oltre alle aree classiche come le porte d'ingresso ed eventualmente la porta dell'ufficio, ci sono altre aree per le quali potrebbero essere necessarie le chiavi aziendali. Non esiste quindi un’unica chiave e il mazzo si fa rapidamente più spesso. Maggiori sono le competenze di un dipendente, maggiore è la probabilità che porti con sé non solo una o due chiavi, ma che abbia altre chiavi aziendali a cui fare attenzione.

 

A che cosa occorre prestare attenzione nel caso di una chiave aziendale?

Fondamentalmente, quando si consegnano le chiavi aziendali occorre prestare attenzione alle stesse cose che si devono in genere osservare quando si consegnano chiavi comuni: se non è già stipulato nel contratto di lavoro, si fa ricorso a una registrazione che deve essere il più precisa possibile. Le parti che scambiano le chiavi devono essere registrate, così come il numero e una descrizione esatta delle chiavi. Questo dà a entrambe le parti la sicurezza del diritto.

Ampliando il discorso, ha anche senso formulare regole chiare per il caso di smarrimento della chiave aziendale, in modo che entrambe le parti sappiano esattamente cosa sia necessario fare in caso di necessità. In questo modo, si possono chiarire in anticipo le domande relative al responsabile, a come deve essere fatta una denuncia di smarrimento e anche alle conseguenze derivanti da una perdita della chiave aziendale.

 

Cosa succede se la chiave aziendale viene persa?

Lo smarrimento della chiave della propria abitazione è già di per sé una questione molto spiacevole e stressante; se si tratta della chiave aziendale, l’impegno e il costo per la risoluzione del problema sono ancora maggiori. L’accesso non autorizzato in seguito al ritrovamento di una chiave aziendale smarrita è un problema serio perché la sostituzione di serrature e cilindri implica, per i restanti dipendenti, l’impossibilità di usare le vecchie chiavi aziendali e la necessità di ottenere nuove chiavi. Come si può vedere, lo smarrimento della chiave aziendale non solo è una scocciatura, ma ha anche un costo.

 

Quali sono i vantaggi di un sistema di chiusura digitale?

Chi si affida a un sistema di chiusura digitale può già contare sul fatto che la soglia di inibizione per segnalare lo smarrimento di una chiave aziendale è notevolmente abbassata. Perché la chiave aziendale smarrita può essere semplicemente bloccata nel sistema e non ci sono ulteriori conseguenze. Tuttavia, “chiave” dovrebbe essere messo tra virgolette in questo caso, perché al posto di una chiave aziendale, i dipendenti ricevono in questo caso un mezzo di chiusura digitale come un transponder. Il transponder memorizza tutte le autorizzazioni di accesso del dipendente e può essere ampliato in qualsiasi momento per includere ulteriori chiusure (e viceversa, le autorizzazioni di accesso possono anche essere facilmente revocate).

 

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