Enregistrement du temps

Dans un contexte d'horaires de travail flexibles mais encadrées, il est souvent difficile pour les ressources humaines de savoir quels collaborateurs ont travaillé à quels moments et si cela correspond au nombre d'heures convenu par le contrat de travail. L'outil d’aide dans ce cas est l'enregistrement du temps. Ces données peuvent être collectées par les employeurs sans qu'aucun consentement n'ait besoin d'être obtenu. Important : cela ne vaut pas pour les présences en tant que telles. L'enregistrement d'autres données, comme la durée du séjour dans certaines pièces, est généralement autorisé, mais uniquement si le collaborateur a donné son accord au préalable.

 

Comment fonctionne l'enregistrement du temps ?

Plusieurs méthodes permettent de suivre le temps de travail. Les cartes de pointage d'enregistrement du temps sont assez traditionnelles. Les listes à remplir soi-même constituent une autre possibilité. Pour autant, ces options manuelles présentent l'inconvénient de demander énormément de temps et de monopoliser les capacités des managers.

Une solution numérique s'avère plus rapide et plus fiable. L'enregistrement y est virtuel. Un terminal peut être utilisé pour « s'enregistrer » au moyen d'une puce, d'une empreinte digitale, voire d'un smartphone, où un code peut être généré par le biais d'une application et être ensuite scanné.

 

Quels sont les avantages de l'enregistrement numérique du temps pour les entreprises ?

Divers avantages peuvent être mentionnés. Tout d'abord, l'enregistrement manuel du temps est propice aux erreurs. Or, le risque d'erreur est quasiment éliminé avec l'enregistrement numérique du temps. Par ailleurs, l'enregistrement automatique des données, notamment dans le domaine des ressources humaines, permet de gagner du temps de travail qui peut être consacré à d'autres tâches.

Si les collaborateurs donnent leur accord, l'enregistrement des heures de présence permet d'autres avantages : il est ainsi possible d'enregistrer le temps consacré aux gestions de projet, consultants ou intérimaires ce qui permet de déterminer la durée des projets et activités et par conséquent leurs coûts. Ces conclusions constituent des indications précieuses pour les managers de projets.

 

Zeiterfassung mit Stempelkarte
Digitale Zeiterfassung

Combien coûte l'enregistrement numérique du temps ?

Tout est une question de perspective. Si vous prenez comme critère le coût initial de l'installation d'un système numérique d'enregistrement du temps, le bilan est élevé. Mais il s'agit là d'une vision à court terme. En effet, le coût de l'installation est rapidement amorti.

Sur le moyen ou le long terme, il y a fort à parier qu'un tel système permettra de réaliser des économies de coûts. Par exemple, comme nous l'avons vu précédemment, du fait de l'allègement de la charge de travail des collaborateurs des ressources humaines qui n'ont plus à saisir ces temps manuellement. Si l'enregistrement du temps concerne aussi les données de projets, il est également possible de réaliser des économies de coûts sur la base des processus de travail optimisés grâce à l'enregistrement du temps.

Vous constaterez par conséquent que l'installation s'accompagne de frais plus élevés au départ, mais que ceux-ci sont amortis par les avantages que nous avons présentés précédemment et par les faibles frais d'exploitation.

 

 

 

Utilisation couplée avec un système de fermeture numérique ?

Si, par exemple, votre enregistrement du temps s'effectue au moyen de cartes à puce, vous pouvez utiliser ces cartes parallèlement à l'enregistrement du temps pour les autorisations d'accès à vos locaux sans qu'un autre support ne soit nécessaire. Avec un système de fermeture numérique, vous bénéficiez de nombreux avantages en matière de sécurité, de polyvalence et de confort. Outre les simplifications, comme l'utilisation multiple des supports d'accès, les risques notamment de perte de clés sont également éliminés. En effet, les supports de fermeture perdus ont simplement besoin d'être bloqués dans le système.

Vous envisagez un système de fermeture numérique ? Vous avez encore des questions ? Pas de problème, il suffit de nous contacter, nous serons heureux de vous aider par téléphone et par e-mail.