Clé de l'entreprise

Qui est autorisé à pénétrer dans une entreprise ? Qui est autorisé à accéder à quelles zones ? Et quelles zones doivent faire l'objet d'une sécurité particulière ? Ce sont autant de questions qu'il faut se poser au moment d'octroyer une ou plusieurs clés d'entreprise. Même si cela semble simple au premier abord, il ne faut surtout pas oublier quelques éléments.

 

Qui doit obtenir les clés ?

Tout d'abord, il s'agit de savoir qui doit obtenir une clé d'entreprise. Habituellement, les premières personnes qui viennent à l'esprit au moment d'octroyer des clés sont : les propriétaires, les directeurs et, habituellement aussi, les collaborateurs. Mais ils ne sont pas forcément les seuls. En observant le fonctionnement d'une entreprise, il est possible que d'autres intervenants vous viennent à l'esprit. Les prestataires de services externes peuvent avoir eux aussi besoin d'une autorisation d'accès sous la forme d'une clé. Citons notamment le personnel de ménage régulier, des prestataires de services comme les entreprises informatiques qui s'occupent de l'infrastructure technique ou encore les fournisseurs qui déposent d'eux-mêmes des marchandises dans l'entrepôt. Il est possible de leur faciliter grandement la tâche en leur remettant à eux aussi une clé de l'entreprise.

 

De quelles clés s'agit-il ?

Salle des archives, entrepôt, salle des serveurs... En y regardant de plus près, outre les zones classiques comme les portes d'entrée et éventuellement la porte de son propre bureau, d'autres zones peuvent nécessiter des clés d'entreprise. Il ne s'agit donc plus d'une clé unique, mais bien vite d'un gros trousseau de clés. Plus un collaborateur a des responsabilités, plus il est susceptible d'être en possession non seulement d'une ou de deux clés, mais aussi de clés supplémentaires dont il doit prendre soin.

 

Que faut-il prendre en compte en ce qui concerne la clé de l'entreprise ?

En principe, la remise des clés d'une entreprise implique de prendre les mêmes éléments en compte que pour n'importe quelle remise de clés : si elle n'est pas déjà régie dans le contrat de travail, elle doit être consignée aussi précisément que possible. Les parties qui remplacent les clés doivent être consignées, tout comme le nombre et la description précise des clés. Ainsi, les deux parties disposent d'une sécurité juridique.

Pour aller plus loin dans la réflexion, il est également judicieux de définir des règles claires pour le cas où la clé de l'entreprise serait perdue afin que les deux parties sachent comment procéder. Il est ainsi possible de clarifier à l'avance les questions relatives à la responsabilité, à la manière de signaler une perte et aux conséquences d'une perte de la clé de l'entreprise.

 

Que se passe-t-il en cas de perte de la clé de l'entreprise ?

La perte de la clé de son logement occasionne déjà problèmes et stress. Lorsqu'il s'agit de la clé de l'entreprise, les conséquences sont encore plus graves. L'accès à l'entreprise par une personne non autorisée qui utiliserait une clé d'entreprise perdue engendre d'importants problèmes, car si les serrures et les cylindres doivent être remplacés, les autres collaborateurs ne pourront plus utiliser leurs anciennes clés et devront en obtenir de nouvelles. De manière très évidente, la perte d'une clé d'entreprise fait perdre non seulement de la patience, mais surtout beaucoup d'argent.

 

Quels sont les avantages d'un système de fermeture numérique ?

Avec un système de fermeture numérique, les gens hésitent déjà moins à signaler la perte de la clé d'entreprise. En effet, en cas de perte d'une clé de l'entreprise, elle peut être facilement bloquée dans le système sans que cela n'entraîne aucune autre conséquence. Toutefois, le terme « clé » doit être mis entre guillemets dans ce cas, car en lieu et place d'une clé d'entreprise, les collaborateurs reçoivent en fait un moyen de fermeture numérique, comme un transpondeur. Celui-ci mémorise toutes les autorisations d'accès du collaborateur. À tout moment, des fermetures supplémentaires peuvent être ajoutées (et inversement, les autorisations d'accès peuvent être tout aussi facilement révoquées).

 

Profitez dès à présent du gain de sécurité, de simplicité et de flexibilité qu'offrent ces systèmes et renseignez-vous à propos des systèmes de fermeture numériques tels que le système 3060 de SimonsVoss. Contactez-nous !