Richtig schließen im Coworking Space

Sie suchen einen lizenzierten SimonsVoss Partner in Ihrer Nähe?
Zur Partnersuche
Digitale Schließtechnik ist NEU für Sie?
Rufen Sie gerne an
089 - 99 228 555

Was ist eigentlich ein Coworking Space?

Coworking-Spaces sind die optimale Lösung, wenn es darum geht, flexible Büroräume zur Verfügung zu stellen. Besonders in der heutigen Zeit sind Freiberufler, aber auch Angestellte nicht zwingend an einen Ort gebunden, um der Arbeit im Büro nachzugehen. Vor allem in der Kreativbranche, bei Start-ups und Gründern ist die Möglichkeit zur Mietung eines flexiblen Arbeitsraums sehr beliebt.

Der soziale Austausch in Coworking-Spaces – auch firmenübergreifend - ist für viele Nutzer ein weiterer Grund für das Mieten eines Büroraums. Dies betrifft auch Events und Veranstaltungen, die in den Räumlichkeiten stattfinden können. Durch die unterschiedlichen Firmen und Personen, welche den Coworking Space besuchen, entstehen nicht selten wertvolle Geschäftsbeziehungen.

Auch die Ausstattung lässt oft keine Wünsche offen, wie z.B. Schreibtisch, Meeting-Room, Seminarräume, Küche oder Loungebereich zeigen. Zudem bietet die technische Infrastruktur von Coworking-Spaces besonders für neu gegründete Firmen einen erheblichen Vorteil: Büroausstattung, Internet oder Hardware müssen nicht sofort erworben werden, sondern werden direkt mit angemietet.

 

Nutzungsvarianten von Coworking Spaces

Coworking kann sich auf ein einzelnes Unternehmen beschränken, indem ein vorhandenes Raumpotenzial zu verschiedenen Zeiten von verschiedenen Abteilungen oder Beschäftigten genutzt wird – „eigene Büros“ gibt es hier nicht oder nur in sehr geringer Zahl für Mitarbeitende, die regelmäßig am Standort tätig sind.

Coworking kann auch von vorneherein Ziel und Zweck von Büro(neu)bauten sein. Hier werden in größerem Stil zahlreiche unterschiedliche Arbeitsräume geschaffen und so aufgeteilt, dass mehrere unterschiedliche Nutzer (in der Regel Mieter) temporär oder langfristig ihren Geschäften nachgehen. Diese Konstellation findet sich häufiger als Sammlung junger Unternehmen, mitunter in benachbarten Geschäftszweigen.

Beiden Formen gemeinsam ist in der Regel das Vorhandensein einer gemeinsam genutzten Infrastruktur, beginnend bei den Tiefgaragenparkplätzen über eine Rezeption bis hinauf zum Loungebereich auf der Dachterrasse mit Catering von einem Drittanbieter, Fitness- und Wellnessbereich oder einer Einrichtung zur Kinderbetreuung.

Herausforderungen in der Organisation

Die große Flexibilität bedeutet auch eine große Herausforderung für die Betreiber, denn im Coworking Space herrschen keine festen Arbeitszeiten und es wechseln häufig die Personen. Heißt: Das Managen des Zutritts von Angestellten, Freelancern und Gründern kann ohne ein gut funktionierendes Schließsystem schnell zum Problem werden.

Darum gilt es, ein Konzept zu erstellen, das die Organisation und den Zugang unterschiedlicher Personen zu verschiedensten Räumlichkeiten und Ausstattungen gewährleistet. Die Devise lautet: minimaler Verwaltungsaufwand bei maximaler Sicherheit.

Ein intelligentes Zutrittssystem, welches eine beliebige Skalierung von Räumen und Personen ermöglicht, ist hierfür unabdingbar.

 

Probleme bei „herkömmlichen“ Schlüsseln

Der klassische Weg der Organisation wäre, ein Schließsystem mit mechanischen Schließzylindern zu installieren. Hier besitzt der Betreiber einen Hauptschlüssel („Generalschlüssel“), welcher das Öffnen sämtlicher Schließzylinder im Gebäude ermöglicht. Benutzer des Coworking Spaces erhalten Kopien der Schlüssel, die sie für die von ihnen genutzte Bereiche benötigen. Die Übergabe der benötigten Schlüssel muss in diesem Falle protokolliert werden, sodass bei Vertragsaufhebung sämtliche Schlüssel wieder vollzählig abgegeben werden.

Ein Weg, der bei einer großen Anzahl an Schlüsseln und wechselnden Nutzern an seine Grenzen stößt: Sind genug Schlüssel für alle berechtigten Personen verfügbar? Was passiert bei neuen Nutzern, die ebenfalls einen Schlüssel benötigen? Wie realisiert man die Erweiterung des Büroraums, sobald mehr Platz benötigt wird?

Der Verwaltungsaufwand für den Betreiber steigt mit jedem weiteren Vertrag. Doch auch für Mieter selbst sind diese ungeklärten Fragen unter Umständen ein Ausschlusskriterium, wenn es um die Auswahl eines geeigneten Coworking Spaces geht. Schließlich soll der Aufwand für beiden Seiten auf ein Minimum reduziert werden.

Auch das Sicherheitsrisiko ist hoch. Wenn ein Schlüssel verloren geht, müssen im schlechtesten Fall Schlösser und Schlüssel komplett erneuert und ausgegeben werden. Zum anderen kann während des Austauschs kein Tagesbetrieb stattfinden, was die Einnahmen in diesem Zeitraum schmälert.

 

Die bessere Alternative: ein digitales Schließsystem

Wie man bereits sehen konnte: Ein mechanisches System ist im Coworking Space zu unsicher und kann schnell sehr teuer werden. Die Lösung hierfür liegt in einem intelligenten digitalen Zutrittssystem. Die Organisation von Schlüsseln wird dadurch um ein Vielfaches vereinfacht, die Sicherheit erhöht und das Managen von Räumen komfortabel gelöst.

Mechanische Schlüssel werden durch moderne Identifikationsmedien (Transponder oder SmartCard) ersetzt. Türen öffnen dank RFID-Technik ab sofort schlüssellos und benutzerspezifisch. Die Anzahl von Mitarbeitern spielt somit keine Rolle mehr. Auch neue Personen, die Zutritt zum betreffenden Bereich erhalten sollen, können innerhalb weniger Sekunden freigeschaltet werden. Ein Mitarbeiter soll hingegen keinen Zugang mehr erhalten oder ein Transponder ist verloren gegangen? Kein Problem: Mit nur wenigen Klicks ist das Medium gesperrt und die Sicherheit im Gebäude wiederhergestellt.

Doch auch der umgekehrte Weg zur Freischaltung neuer Flächen, kann innerhalb weniger Sekunden realisiert werden. Die flexible Erweiterung von Räumen und Ausstattung wird somit schnell und einfach bereitgestellt – auch temporär. So steht dem spontanen Meeting im neu angemieteten Besprechungsraum nichts im Wege.

Durch die digitale Schließanlage werden auch die Betreiber entlastet. Nicht nur bei der Schlüsselausgabe, sondern auch durch die Übersicht über das komplette Gebäude. Dank DoorMonitoring liefert das System jederzeit aktuelle Statusberichte. Die Frage „Wer hat wann Zutritt?“ kann sofort geklärt werden. Außerdem alarmiert die Software den Benutzer über bestehende Sicherheitsrisiken, wie bspw. offenstehende Türen.

Weiterhin bietet ein intelligentes Coworking-Space-Zutrittssystem die Möglichkeit zur Nachverfolgung. Das bedeutet, es kann zu jeder Zeit nachvollzogen werden, welche Person das Gebäude bzw. die Räume betreten hat.

 

Nicht nur Gebäude sind gesichert

Auch Schranken oder Tore können bequem mit der intelligenten Zutrittskontrolle gekoppelt werden. Der Transponder bzw. die SmartCard ermöglicht somit zugleich das Passieren zu freigegebenen Stellplätzen oder Parkhäusern.

Das Identifikationsmedium bietet aber nicht nur Zugang zu Parkmöglichkeiten und Räumen. Weiterhin kann auch die Ausstattung des Gebäudes gesichert werden. Die Freigabe sensibler Bereiche oder technischer Geräte kann flexibel gestaltet werden. Digitale Halbzylinder ermöglichen das komfortable Öffnen und Schließen von Schalt- und Serverschränken.

 

 

 

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Fixe Bürozeit ade: nie wieder Limitierungen der Öffnungszeiten durch anpassbare Zugangsfenster
  • Fluktuation – kein Problem: unbegrenzte Flexibilität bei häufigem Wechsel von verschiedensten Personengruppen
  • Minimaler organisatorischer Aufwand: unkompliziertes Ausgeben und Einsammeln von „elektronischen Schlüsseln“
  • Verbessertes Schlüsselmanagement: Vergabe von Zutrittsgenehmigungen mit nur wenigen Klicks – auch temporär
  • Maximale Sicherheit: kein Sicherheitsrisiko bei verlorengegangenen Schlüsseln, sowie vollste Nachvollziehbarkeit
  • Kosten- und Zeitersparnis: nie wieder lästiges Nachmachen von (Ersatz-)Schlüsseln, sondern schnelle Bereitstellung von Identifikationsmedien
  • Schnell installiert: kabelfreier Austausch bestehender Zylinder ohne Bohren
  • Komfortable Bedienung: verschiedene Softwareversionen für alle Anforderungen mit Upgrade-Möglichkeit

Highend Coworking Space dank Zutrittskontrolle vom Profi

Als Experte für digitale Schließtechnik steht SimonsVoss seit über 20 Jahren für Sicherheit auf höchstem Niveau. Schließkomponenten vom Pionier für digitale Schließtechnik können problemlos miteinander kombiniert werden. SimonsVoss-Systeme bieten volle Investitionssicherheit, da jede Schließanlage kostengünstig mit neuer Software und neuen Komponenten erweitert werden kann – auch nach vielen Jahren!

Sie haben Fragen? Sprechen Sie uns gern an!

 

Bitte rufen Sie mich an: