Tijdregistratie

In tijden van flexibel werken is het voor HR vaak lastig om bij te houden welke medewerker op welke tijden heeft gewerkt en of dit overeenkomt met het contractueel afgesproken aantal uren. Een belangrijk hulpmiddel op dit punt is tijdregistratie. Werkgevers mogen de werktijd zonder verkregen toestemming registreren. Belangrijk: dit geldt alleen voor de aanwezigheid op zich, een tijdregistratie van andere gegevens, bijv. de verblijfsduur in bepaalde ruimten, is weliswaar over het algemeen toegestaan, maar alleen als de medewerker vooraf toestemming heeft verstrekt om deze gegevens te verzamelen.

 

Hoe werkt de tijdregistratie?

Er zijn verschillende mogelijkheden om de tijd te registreren. Heel ouderwets waren op dit gebied de stempelkaarten. Lijsten die medewerkers zelf bijhouden, zijn een andere mogelijkheid. Deze handmatige opties hebben echter het nadeel dat handmatige verwerking tijd vergt en capaciteit bindt.

Sneller en betrouwbaarder gaat het met een digitale oplossing. Hierbij wordt alleen nog in symbolische zin gestempeld. Bij een terminal kan voor de tijdregistratie worden ingecheckt – met een chip, een vingerafdruk of zelfs met de smartphone, waarop via een app een code kan worden gegenereerd die vervolgens wordt gescand.

 

Welke voordelen heeft de digitale tijdregistratie voor bedrijven?

Hier kunnen we verschillende voordelen noemen. Een punt is de gevoeligheid voor fouten bij een handmatige tijdregistratie en die bij een digitale tijdregistratie zo goed als verholpen is. Daar komt nog bij dat door de automatische registratie – juist in de personeelssector – arbeidstijd bespaard wordt, die elders winstgevend ingezet kan worden.

Als de medewerkers toestemming hebben gegeven, ontstaan er ook nog andere voordelen door de tijdregistratie: projectgerelateerde tijden kunnen zodanig worden geregistreerd dat ze goed toe te wijzen zijn aan projecten en activiteiten zodat kan worden vastgesteld hoeveel tijd hier ongeveer voor nodig is. Zo kan lering getrokken worden voor latere projecten.

 

Zeiterfassung mit Stempelkarte
Digitale Zeiterfassung

Wat kost digitale tijdregistratie?

Dit is een kwestie van perspectief. Wie in eerste instantie kijkt naar de installatiekosten voor de digitale tijdregistratie, zal ze hoog vinden. Dit is echter kortzichtig. Het duurt namelijk niet lang tot de kosten van de installatie weer gecompenseerd zijn.

Op middellange en lange termijn zal er eerder een kostenbesparing zijn. Bijvoorbeeld doordat medewerkers in de personeelsadministratie worden ontlast tijdens het registreren van werktijden, zoals eerder beschreven. Wanneer ook projectgerelateerde gegevens geregistreerd worden, kunnen bovendien geoptimaliseerde werkprocessen dankzij de tijdregistratie tot kostenbesparing leiden.

Zoals u ziet, is de installatie in het begin weliswaar een hogere kostenpost, maar dat wordt enerzijds terugverdiend door de genoemde voordelen en anderzijds door de geringe bedrijfskosten.

 

 

 

Gebruik in combinatie met een digitaal sluitsysteem?

Mocht uw tijdregistratie bijvoorbeeld door zogenaamde SmartCards gebeuren, dan kunt u deze kaarten parallel met de tijdregistratie ook gebruiken voor de toegangsrechten tot uw ruimten, zonder dat hiervoor een tweede medium nodig is. Met een digitaal sluitsysteem profiteert u van vele voordelen, zoals veiligheid, flexibiliteit en comfort. Behalve gemak, zoals het meervoudige gebruik van de toegangsmedia, vallen er bijvoorbeeld ook risico's weg, zoals verlies van sleutels, want kwijtgeraakte sluitmedia kunnen eenvoudig in het systeem geblokkeerd worden.

Denkt u na over een digitaal sluitsysteem? Hebt u nog vragen? Geen probleem, neem gewoon contact met ons op. Wij helpen u graag telefonisch en per e-mail verder.