Bedrijfssleutel

Wie krijgt toegang tot een bedrijf? Wie mag bepaalde afdelingen, zones of sectoren betreden? En waar is speciale beveiliging nodig? Dit zijn allemaal vragen die gesteld moeten worden als het erom gaat één of meerdere bedrijfssleutels te verstrekken. Ook wanneer het in eerste instantie eenvoudig klinkt, moet u bij het verstrekken rekening houden met een aantal dingen.

 

Wie moet sleutels ontvangen?

Eerst moet er bekeken worden wie er allemaal een bedrijfssleutel nodig hebben. Ten eerste schieten ons hier de – zacht gezegd – gebruikelijke verdachten te binnen: eigenaren, managers en meestal ook medewerkers die al een bedrijfssleutel hebben of er eentje moeten krijgen. Maar daarmee hebben we nog niet iedereen genoemd. Wie het gebeuren in een bedrijf bekijkt, ziet nog andere betrokkenen. Ook externe dienstverleners kunnen toegangsrechten in de vorm van een sleutel nodig hebben. Hier kunt u bijvoorbeeld denken aan regelmatig reinigingspersoneel, dienstverleners zoals IT-bedrijven die zich de technische infrastructuur verzorgen of leveranciers die het magazijn zelfstandig vullen. Als deze personen eveneens een bedrijfssleutel krijgen, kan dat het werk voor alle betrokkenen een stuk eenvoudiger maken.

 

Welke sleutels bestaan er?

Archief, magazijn, serverruimte... Hoe meer we erover nadenken, des te meer valt op dat naast de klassieke punten zoals toegangsdeuren en evt. de afzonderlijke kantoordeur ook voor andere zones bedrijfssleutels nodig kunnen zijn. Eén enkel exemplaar bestaat er dus niet. In plaats daarvan wordt de sleutelbos snel groot. Hoe meer competenties een medewerker heeft, des te groter is de kans dat hij of zij meer dan één of twee sleutels bij zich heeft: allemaal extra bedrijfssleutels die goed in het oog gehouden moeten worden.

 

Waarop moet bij de bedrijfssleutel worden gelet?

In principe geldt bij de overdracht van bedrijfssleutels precies hetzelfde als in het algemeen bij een sleuteloverdracht: wanneer het niet al in de arbeidsovereenkomst is geregeld, moet een zo precies mogelijke protocollering plaatsvinden. Tussen welke partijen sleutels uitgewisseld worden dient, net als het aantal en een precieze beschrijving van de sleutels, geregistreerd te worden. Dat biedt beide partijen rechtszekerheid.

Wie een beetje verder denkt, vindt het bovendien zinvol om duidelijke regels voor het verlies van de bedrijfssleutel te formuleren, zodat voor beide partijen duidelijk is wat er eventueel moet worden gedaan. Zo kunnen vooraf vragen worden beantwoord over de aansprakelijkheid, hoe een verlies gemeld moet worden en wat de consequenties zijn van het verlies van de bedrijfssleutel.

 

Wat gebeurt er bij verlies van de bedrijfssleutel?

Als een van de sleutels van de woning kwijtraakt, is dat al heel vervelende en zorgt vaak voor stress. Maar bij een bedrijfssleutel wordt de hele kwestie nog veel complexer. Het probleem dat onbevoegden door een kwijtgeraakte bedrijfssleutel toegang zouden kunnen hebben, is groot,. In geval van een noodzakelijke vervanging van sloten en cilinders kunnen immers ook de overige medewerkers hun oude bedrijfssleutels niet meer gebruiken en moeten nieuwe exemplaren krijgen. Zoals u ziet, kost een verloren bedrijfssleutel niet alleen zenuwen, maar vooral ook veel geld.

 

Welke voordelen biedt een digitaal sluitsysteem?

Wie op een digitaal sluitsysteem vertrouwt, kan er in principe al van uitgaan dat de drempel om het verlies van een bedrijfssleutel te melden behoorlijk daalt. Want als zo'n bedrijfssleutel kwijtraakt, kan deze eenvoudig in het systeem geblokkeerd worden en zijn er geen verdere gevolgen. Wel moet men "sleutels" in dit geval tussen aanhalingstekens zetten, want in plaats van een bedrijfssleutel krijgen medewerkers hier een digitaal sluitmedium als een transponder. Hierop zijn alle toegangsrechten van de medewerker opgeslagen. Dit systeem kan op elk gewenst moment worden uitgebreid met andere sluitelementen (en omgekeerd kunnen toegangsrechten ook probleemloos worden ingetrokken).

 

Profiteer nu van meer veiligheid, eenvoud en flexibiliteit en informeer uzelf over digitale sluitsystemen zoals het Systeem 3060 van SimonsVoss. Neem contact op met ons!